ข้อมูล (Data) หมายถึง
ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์
สิ่งของสถานที่
ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร
การแปลความหมายและการประมวลผล
ซึ่งข้อมูลอาจจะ
ได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด
ข้อมูลเป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะ
ต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ
ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว
อาจใช้วิธีง่าย ๆ
เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น
เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไป
ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน
เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหตือตอบ
ปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ
แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ใน
รูปที่มีความหมาย
สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น
คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
1. ความถูกต้อง
หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้นเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสีย
อย่างมาก ผู้ใช้ไม่กล้าอ้างอิงหรือนำเอาไปใช้ประโยชน์
ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหาร
ขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ โครงสร้างข้อมูล ที่ออก
แบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธี
การดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด โดยปกติความผิดพลาดของสารสนเทศ
ส่วนใหญ่มาจากข้อมูลที่ไม่มีความถูกต้องซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากคนหรือเครื่องจักร
การออกแบบ
ระบบจึงต้องคำนึงถึงในเรื่องนี้
2. ความรวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน
การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้
มีการตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ตีความหมายสารสนเทศได้ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการ
มีการออกแบบระบบการเรียนค้น และรายงานตามผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นกับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการทางปฏิบัติด้วย
ในการดำเนินการจัดทำสารสนเทศต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้
ข้อมูลที่สมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลมาก
จึงจำเป็นต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รกัสหรือย่นย่อข้อมูล
ให้เหมาะสมเพื่อที่จะจัดเก็บเข้าไว้ในระบบคอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง
ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการ
ของหน่วยงานและองค์การดูสภาพการใช้ข้อมูลความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูล
ที่สอดคล้องกับความต้องการ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
ควรประกอบด้วย
1.1
การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก
และต้องเก็บให้
ได้อย่างทันเวลา เช่น
ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบัน
มีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น
การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์
การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง
การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ
เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
1.2
การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบ
ที่ผิดพลาดต้องแก้ไข
การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคน
ป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรม
ดังต่อไปนี้
2.1
การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับ
การใช้งาน
การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้ม
ประวัตินักเรียน
และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่
สินค้า และบริการ
เพื่อความสะดวกในการค้นหา
2.2
การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ
ตัวเลข หรือตัวอักษร
หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
ตัวอย่าง
การจัดเรียงข้อมูล เช่น
การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของ
ห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร
การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์
ทำให้ค้นหาได้ง่าย
2.3
การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือ
สร้างรายงานย่อ
เพื่อนำไปใช้ประโยชน์
ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า
เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
2.4
การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถ
นำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้
ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูล
จึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน
ประกอบด้วย
3.1
การเก็บรักษาข้อมูล
การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึก
ต่างๆ เช่น
แผ่นบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล
เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
3.2 การค้นหาข้อมูล
ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหา
ข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วย
ในการทำงาน
ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
3.3
การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่าย
ในภายหลัง
จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย
3.4
การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสาร
ข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ
และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งท่จะทำให้การส่งข่าวสาร
ไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2
ชนิด คือ
1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข
(Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่
สามารถนำไปคำนวณได้ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ
- เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น 12,
9, 137 , 8319 , -46
- เลขทศนิยม
หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม เช่น 12
หรือเป็นจำนวนที่มีเศษทศนิยมก็ได้
เช่น 12.763
เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้
2 รูปแบบคือ
- แบบที่ใช้การทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 ,
-17.34
- แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น
123. x 104
หมายถึง 1230000.0
13.76 x 10-3
หมายถึง 0.01376
- 1764.0 x 102 หมายถึง
-176400.0
- 1764.10-2
หมายถึง -17.64
2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ
(Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ
ไปคำนวณได้
แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจ
เป็นตัวหนังสือ ตัวเลข
หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER,
ON-LINE,
1711101,&76
ประเภทของข้อมูล
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2
ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ
(Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึก
จากแหล่งข้อมูลโดยตรงซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจและ
การจดบันทึก
ตลอดจนการจัดหามาด้วย เครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง
เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ
(Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว
บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น
สถิติจำนวนประชากร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น